Jak często serwisować kasy fiskalne?
Posiadanie kasy fiskalnej jest obowiązkiem większości przedsiębiorców. Jednak na tym nie koniec. Innym obowiązkiem nałożonym przez polskie prawo jest dokonywanie regularnych przeglądów wykorzystywanego sprzętu. Jak często należy przeprowadzać takie sprawdzenie? I na czym powinno ono polegać? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule.
Jak często należy dokonać przeglądu kasy fiskalnej?
Kasa fiskalna to urządzenie wykorzystywane każdego dnia. W przypadku stwierdzenia usterek, uszkodzeń, czy objawów świadczących o niepoprawnym funkcjonowaniu należy dokonać niezwłocznego sprawdzenia technicznego. Jego częstotliwość jest więc uzależniona od aktualnej sytuacji. Należy jednak pamiętać, że nawet gdy kasa fiskalna działa w pełni sprawnie, konieczne jest przeprowadzenie obowiązkowego serwisu, który jest wspomniany w polskim prawie.
Obowiązek wykonywania okresowych przeglądów technicznych kasy fiskalnej został określony w art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT. Zgodnie z § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816), takie sprawdzenie powinno zostać wykonane co najmniej raz na dwa lata.
We wspomnianej ustawie czytamy:
"3a. Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani: (...)
3) udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
4) poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących"
Tak jak wspomnieliśmy serwisowanie powinno zostać przeprowadzone przynajmniej co dwa lata. Termin pierwszego sprawdzenia liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, czyli w przypadku kas on-line od dnia jednokrotnego i niepowtarzalnego procesu inicjującego pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, który jest zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji.
Jednak to nie koniec. Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu podlega też kasa fiskalna, która została utracona np. w wyniku kradzieży, a następnie odzyskana. Takie sprawdzenie musi zostać przeprowadzone przed jej ponownym użyciem.
Co warto wiedzieć o obowiązkowym przeglądzie?
Oprócz częstotliwości duże znaczenie ma także sam przebieg obowiązkowego sprawdzenia. Co obejmuje ten proces? Szczególna uwaga kierowana jest na zweryfikowanie stanu plomb na obudowie kasy, a w przypadku drukarek fiskalnych również stanu plomb na module fiskalnym kasy. Sprawdzana jest również zgodność z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy, stan obudowy kasy, czytelność dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę, poprawność działania kasy, poprawność działania wyświetlacza klienta, a także stan techniczny akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy.
Należy pamiętać, że za wszelkie niedopatrzenia grożą kary finansowe.
