Jakie są obowiązki związane z kasą fiskalną?
Posiadanie i użytkowanie kasy fiskalnej wiąże się z całym szeregiem obowiązków, które są prawnie zobowiązujące. Należy ich szukać w ustawie o VAT, a dokładnie w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.; zwana Ustawą o VAT). Dodatkowe §8 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 816), reguluje, jak powinien wyglądać paragon – generalnie jest wymagane, aby był czytelny, aby łatwo można było zidentyfikować zakupiony towar lub usługę. Wymogi dotyczące kas fiskalnych są na tyle istotne, że w razie awarii kasy, nie można nic sprzedać(chyba że sprzedawca posiada kasę rezerwową). Zatrudniony pracownik musi również przejść specjalne szkolenie odnośnie korzystania z kasy fiskalnej, a następnie podpisać oświadczenie, że rzeczywiście w nim uczestniczył. Zakup kasy fiskalnej należy zgłosić w urzędzie skarbowym (łącznie z planowanym miejscem instalacji i rozpoczęciem ewidencji zakupów).
Fiskalizacja kasy
Podczas fiskalizacji kasy należy przypisywać odpowiednie stawki VAT do liter. Literkę „A” należy przypisać do 22 i 23 % stawki podatku, literkę „B” do stawki obniżonego podatku (7 i 8%), literkę „C” do podatku 5 %, w przypadku podatku 0% należy wpisać literkę „D”. Literka „E” oznacza zwolnienie od podatku, a „F” i „G” dotyczy innych stawek podatku. Fiskalizacja jest wykonywana tylko raz, nie mniej jednak należy podpisać umowę z firmą, która będzie serwisować naszą kasę.
Obowiązki właściciela kasy fiskalnej
Właściciel kasy fiskalnej ma obowiązek archiwizować wszystkie paragony aż 5 lat od momentu zakupu usługi lub towaru przez klienta. Istnieje możliwość przechowywania paragonów w sposób papierowy oraz elektroniczny. Warto pamiętać, że współcześnie, kasa fiskalna umożliwia przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas, pełniąc funkcję kasy online. Ponadto, każdy dzień pracy należy zakończyć raportem dobowym, a na koniec miesiąca – miesięcznym. Należy również pamiętać o regularnym przeglądzie kasy (co dwa lata) i przechowywaniu książeczki serwisowej. Książka serwisowa to zbiór informacji o kasie fiskalnej, gdzie znajdziemy informacje na temat jej modelu: numer fabryczny, numer unikatowy, numer ewidencyjny, a także producenta lub importera. Nie powinno również zabraknąć informacji o właścicielu kasy i liście dotychczas wykonanych operacji na kasie.
